Bỏ túi mẹo nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch siêu hay bạn nên biết

Lập kế hoạch là kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Nó giúp chúng ta tổ chức công việc một cách khoa học, giảm thiểu stress và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lập kế hoạch sao cho tối ưu. Bài viết này sẽ chia sẻ những mẹo nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch siêu hay mà bạn nên biết, giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và thành công hơn trong việc quản lý thời gian và công việc của mình.

1. Hiểu Rõ Mục Tiêu Của Mình

Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, điều đầu tiên bạn cần làm là hiểu rõ mục tiêu của mình. Việc xác định mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xây dựng lộ trình và ưu tiên công việc. Đặt ra những câu hỏi như:

• Bạn muốn đạt được điều gì trong ngắn hạn và dài hạn?
• Mục tiêu này có ý nghĩa như thế nào đối với sự phát triển cá nhân hoặc công việc của bạn?
• Làm thế nào để đo lường được tiến trình?

Một cách hiệu quả để đặt mục tiêu là sử dụng mô hình SMART, với các tiêu chí: cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), thực tế (Realistic), và thời gian hoàn thành rõ ràng (Time-bound). Khi bạn đã có mục tiêu rõ ràng và chi tiết, quá trình lập kế hoạch sẽ dễ dàng và có định hướng hơn.

2. Phân Chia Công Việc Thành Các Nhiệm Vụ Nhỏ

Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Điều này giúp công việc trở nên dễ quản lý hơn và bạn sẽ tránh bị choáng ngợp trước những nhiệm vụ lớn. Để phân chia hiệu quả, hãy:

• Xác định các bước cần thiết để đạt được mục tiêu.
• Chia nhỏ các bước thành các nhiệm vụ nhỏ, có thể thực hiện trong thời gian ngắn hơn.
• Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và thời gian cần hoàn thành.

Phân chia công việc sẽ giúp bạn theo dõi quá trình thực hiện dễ dàng hơn, đồng thời mang lại cảm giác đạt được thành tựu khi hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ.

3. Sử Dụng Công Cụ Lập Kế Hoạch Hiệu Quả

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc lập kế hoạch hiệu quả. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. Một số công cụ lập kế hoạch phổ biến mà bạn có thể cân nhắc:

• Trello: Công cụ quản lý dự án trực quan giúp bạn tạo danh sách nhiệm vụ, phân công công việc, và theo dõi tiến độ dễ dàng.
• Asana: Tương tự như Trello, Asana giúp theo dõi công việc nhóm và sắp xếp các nhiệm vụ theo từng dự án riêng biệt.
• Google Calendar hoặc Outlook: Giúp bạn lập lịch công việc, nhắc nhở các cuộc họp hoặc deadline, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
• Notion: Một công cụ mạnh mẽ để ghi chú, quản lý công việc và lên kế hoạch đa năng, phù hợp cho cả công việc cá nhân và nhóm.

Các công cụ này cho phép bạn tùy chỉnh kế hoạch theo cách phù hợp với nhu cầu cá nhân và công việc cụ thể của mình. Chúng giúp quản lý thời gian hiệu quả và theo dõi mọi công việc ở mọi thời điểm.

4. Sử Dụng Quy Tắc 80/20 (Pareto)

Một trong những mẹo lập kế hoạch nổi tiếng là quy tắc 80/20 hay còn gọi là quy tắc Pareto. Quy tắc này cho rằng 80% kết quả đạt được đến từ 20% nỗ lực. Áp dụng quy tắc này trong việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng, mang lại giá trị lớn nhất.

Để sử dụng quy tắc 80/20, bạn hãy làm như sau:

• Xác định những nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến mục tiêu của bạn.
• Đầu tư nhiều thời gian và năng lượng vào những nhiệm vụ này thay vì dàn trải nguồn lực vào các công việc ít quan trọng.
• Loại bỏ hoặc ủy thác các công việc không mang lại giá trị cao.

Việc áp dụng quy tắc 80/20 giúp bạn làm việc thông minh hơn, giảm bớt áp lực mà vẫn đạt được kết quả tối ưu.

5. Thiết Lập Thời Gian Hoàn Thành Cho Từng Nhiệm Vụ

Để giữ cho quá trình lập kế hoạch luôn đi đúng hướng, bạn cần thiết lập thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ cụ thể. Việc này giúp bạn tránh tình trạng trì hoãn và thúc đẩy hiệu suất làm việc. Khi xác định thời gian, hãy lưu ý:

• Đặt thời hạn thực tế dựa trên khối lượng công việc và khả năng của bạn.
• Sử dụng kỹ thuật Pomodoro (làm việc trong 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút) để tối ưu hóa sự tập trung.
• Lên kế hoạch dự phòng cho các công việc đột xuất hoặc sự cố ngoài ý muốn.
• Thời gian hoàn thành cụ thể cho từng nhiệm vụ sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ công việc và tránh lãng phí thời gian.

6. Đánh Giá Và Điều Chỉnh Kế Hoạch

Lập kế hoạch không phải là một quá trình cố định. Đôi khi, bạn cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy, việc đánh giá và điều chỉnh kế hoạch là rất cần thiết để đảm bảo công việc luôn đi đúng hướng.
Mỗi tuần hoặc mỗi tháng, hãy dành thời gian để:

• Xem xét những gì đã hoàn thành và những gì còn dang dở.
• Đánh giá xem kế hoạch ban đầu có còn phù hợp không.
• Điều chỉnh lộ trình hoặc thay đổi cách tiếp cận nếu cần thiết.

Việc đánh giá kế hoạch thường xuyên giúp bạn nhận ra các điểm cần cải thiện, tránh việc lặp lại các sai lầm không đáng có.

7. Ưu Tiên Sức Khỏe Và Nghỉ Ngơi

Một trong những yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch mà nhiều người thường bỏ qua chính là sức khỏe. Làm việc quá sức mà không có thời gian nghỉ ngơi sẽ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và giảm hiệu suất làm việc.
Khi lập kế hoạch, hãy dành thời gian cho:

• Giấc ngủ đủ: Đảm bảo bạn ngủ đủ giấc để cơ thể và tâm trí có thể phục hồi năng lượng.
• Thời gian nghỉ ngơi: Lên lịch cho các hoạt động thư giãn như tập thể dục, thiền, hoặc đọc sách.
• Hoạt động giải trí: Đôi khi một chuyến đi ngắn, gặp gỡ bạn bè, hoặc xem phim sẽ giúp bạn thư giãn và tái tạo năng lượng.

Sức khỏe tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và dễ dàng hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch. Chị Lưu Thanh Huyền - nhà sáng lập VOCO Center vẫn luôn duy trì sở thích cá nhân là nhảy latin để có thể tái tạo năng lượng sau một tuần làm việc mệt mỏi, điều này đã giúp chị Huyền luôn xuất hiện trạng thái giàu năng lượng nhất. 

8. Ghi Chép Lại Những Bài Học Kinh Nghiệm

Sau khi hoàn thành một kế hoạch, điều quan trọng là bạn phải ghi chép lại những bài học từ quá trình thực hiện. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm cho những kế hoạch tương lai và nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của mình. Một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi bản thân như sau:

• Những gì đã làm tốt và mang lại kết quả tích cực?
• Điều gì chưa đạt yêu cầu và cần cải thiện?
• Có những khó khăn gì phát sinh và cách bạn đã xử lý chúng như thế nào?

Việc ghi lại những kinh nghiệm quý báu sẽ giúp bạn không lặp lại sai lầm và liên tục cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân.

9. Tận Dụng Sức Mạnh Của Thói Quen

Khi lập kế hoạch, việc tạo dựng và duy trì các thói quen tích cực sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách nhất quán và hiệu quả hơn. VOCO Center gợi ý một số thói quen tốt mà bạn có thể áp dụng ngay:

• Lập kế hoạch mỗi ngày: Hãy dành ra 10-15 phút mỗi buổi sáng hoặc tối để ghi lại các đầu việc cần hoàn thành.
• Duy trì kỷ luật: Người ta có câu: "Discipline will take you to places motivation can't" (Tạm dịch: Kỷ luật sẽ đưa bạn đến nơi mà động lực không làm được). Luôn tuân thủ theo lịch trình và kế hoạch đã đề ra sẽ giúp bạn tránh những sự trì hoãn không cần thiết.
• Đánh giá hiệu quả cuối ngày: Trước khi kết thúc một ngày, hãy xem lại những đầu việc đã hoàn thành và chuẩn bị cho ngày tiếp theo.

Khi biến việc lập kế hoạch thành một thói quen thì bạn sẽ thấy hiệu suất làm việc của mình được cải thiện rõ rệt.

Lời kết

Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả mà còn mang lại sự cân bằng trong cuộc sống. Áp dụng các mẹo như xác định rõ mục tiêu, phân chia công việc, sử dụng công cụ hỗ trợ, và đánh giá tiến trình sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu nhanh chóng. Hãy rèn luyện thói quen lập kế hoạch để ngày càng nâng cao khả năng tổ chức và quản lý thời gian của mình.

Nếu muốn biết cách chị Lưu Thanh Huyền - Giám đốc Phát triển Tài năng Trẻ tại tập đoàn L'Oréal sắp xếp công việc và phân bổ thời gian một cách hợp lý để giúp chị Huyền có thể vừa làm công việc full-time ở tập đoàn lớn, điều hành 2 tổ chức phi lợi nhuận (VOCF và VOCO Center) và thời duy trì sở thích cá nhân là nhảy thì hãy tham khảo ngay khóa học miễn phí Kỹ năng Multitasking!